Time Laboris: registro de jornada laboral y gestión de recursos humanos.

16 Junio, 2021

TIME LABORIS es un portal web que permite a las empresas registrar la jornada laboral de sus trabajadores, así como otras tareas complementarias que les proporcionará herramientas suficientes para gestionar los recursos humanos de su entidad. Esta totalmente adaptado para cumplir con la normativa vigente en la normativa española de registro jornada. Dispone de perfiles de acceso para las asesorías o para los representantes de las empresas, de tal forma, que se puede establecer una comunicación que repercutirá positivamente en una racionalización de los recursos.

 

ACCESO COMO EMPRESA

La empresa dispone de los siguientes bloques para configurar las peculiaridades de su entidad:

Centros de trabajo. Definición de horarios. Convenios colectivos. Calendarios laborales. Prevención de riesgos laborales. Protección de datos de carácter personal. DelegaRED. (opcional para tramitar altas en SEGURIDAD SOCIAL) Sistema de notificaciones internas. Portal del empleado.

 

CONFIGURACION INICIAL

Puede definir los siguientes aspectos:

1. Definición de tiempo de cortesía por exceso o defecto al comienzo o finalización de la jornada laboral.
2. Mecanismo mediante el cual realizaran los fichajes los trabajadores (PC, APP, lector)
3. Gestión de mecanismo para correcciones de fichajes.
4. Horario nocturno.
5. Opciones de privacidad.
6. Gestión de los lectores de huellas en su caso.
7. Categorías profesionales de los trabajadores.
8. Convenios colectivos. El sistema incorpora la totalidad de los convenios colectivos sectoriales, la empresa seleccionará los que va a utilizar y recibirá información de los mismos, tales como jornada anual/semanal, vacaciones, festivos…
1. Calendarios laborales. El sistema contiene los calendarios laborales de todos los municipios españoles con los 14 días festivos correspondientes a cada uno de ellos. Al seleccionar un municipio automáticamente recibirá la actualización anual de dichos calendarios.
10. Prevención de riesgos laborales. Puede incorporar al sistema la información relacionada con la prevención que su empresa tenga contratada con una entidad externa o interna, así como los documentos relacionados con dicho plan vinculados a los distintos puestos de trabajo. Con dicha información podrá interactuar con los trabajadores cumpliendo con la normativa vigente en la materia.
11. Protección de Datos Personales. De una manera similar a la prevención puede actuar en esta materia incorporando al sistema el documento de información que hay que trasladarles a los trabajadores cuando se incorporan a un puesto de trabajo.

Plantillas horarias. Incorporamos una serie de plantillas horarias predefinidas. El usuario a su vez puede crear nuevas plantillas para cubrir sus necesidades. Este mecanismo de plantillas nos racionaliza y simplifica el trabajo diario ya que solo con seleccionarla se la aplicaremos a un determinado trabajador/a.

 

CENTROS DE TRABAJO

Una vez definida la empresa nos centramos en la creación de los CENTROS DE TRABAJO.

El sistema por defecto nos crea uno al que se denomina Sede Central, el cual pueden modificarlo, así como crear otros nuevos.

Los datos del CENTRO DE TRABAJO son:

1.- Domicilio y ubicación. Es muy importante en este apartado localizar y grabar correctamente las coordenadas de latitud y longitud en el mapa, ya que este será el referente para los fichajes que tienen en cuenta la ubicación desde la que se ha realizado. A su vez el usuario puede indicar los metros a los cuales se entenderá que el fichaje se ha realizado correctamente.

2.- Calendario Laboral. Seleccionar de los previamente introducidos.

3.- Horario del Centro de Trabajo. Puede seleccionar de las plantillas creadas y recomendamos que sea dinámico para repetir anualmente. En este apartado puede añadir excepciones al horario que tienen prioridad sobre cualquier horario, para añadir un festivo o reducción de jornada que afecte a todos los trabajadores vinculados al centro (por ejemplo, día nochebuena solo horario mañana).

4.- Licencias y permisos. En este apartado figuran las causas de las licencias o permisos que pueden solicitar los trabajadores vinculados al centro. Puede añadir más tipos y la empresa decidirá si el permiso creado es recuperable, si reduce días de vacaciones anuales y si se computa como días hábiles o naturales.

5.- Pausas. La empresa puede definir las pausas permitidas en la jornada laboral, la duración máxima de las mismas y si se computan o no como tiempo efectivo de trabajo.

Además, pueden indicar con que mecanismo se permiten fichajes en el CENTRO (Lector, APP, PC) y pueden visualizar con un click la ubicación y calendario anual del centro.

                          

 

TRABAJADORES

La creación y mantenimiento de trabajadores es un pilar básico para gestionar la plataforma. Para las instalaciones iniciales o masivas de trabajadores disponemos de herramientas de importación de datos mediante ficheros Excel. En la ficha de un trabajador disponemos de la siguiente información:

1. Datos personales, básicos para el acceso a su perfil con posibilidad de que el empresario cambie la contraseña o le inhabilite el acceso. Si el trabajador/a va a trabajar a distancia, deberá proporcionar información y ubicación del domicilio.
2. Contrato y Horario. Información imprescindible para llevar un seguimiento del cumplimiento de su jornada laboral. Puede utilizar las plantillas horarias para asignarle horario y el horario deberá incluir la duración total del contrato, salvo que la fecha fin sea indeterminada o incierta que se dejará vacío. Si se ha formalizado pacto de trabajo a distancia deben de incluirlo para permitir al trabajador/a fichar desde el lugar determinado.
3. Licencias y Permisos. La solicitud de permisos y licencias corresponde al trabajador/a mediante los sistemas de identificación con su perfil en la plataforma, no obstante, la empresa dispone de este apartado donde se centralizan todos los movimientos para llevar el seguimiento correspondiente. Las vacaciones anuales se calculan automáticamente según la duración del contrato y el convenio colectivo de aplicación. La empresa puede realizar cambios en este apartado reflejando la causa que lo motiva.
4. Registro fichajes y cierre mensual. Dispone de un apartado para ver los fichajes de un trabajador en un periodo concreto con todas las incidencias y detalles que se hayan generado. Mensualmente deberá de realizar el cierre una vez finalizado el mes para ello dispone de un apartado en el cual le aparecerán las horas requeridas al trabajador, las horas realizadas, el descuento si procede del tiempo de cortesía, y el saldo resultante, con el saldo resultante puede indicar como va a proceder si se va trasladar el saldo al mes siguiente, si se van a pagar horas extraordinarias o si va a realizar una compensación de horas por licencia de días.
5. También dispone de un calendario gráfico anual para visualizar el estado del trabajador.

 

AHORA Y CORRECCIONES FICHAJES

Al acceder al sistema lo que nos aparece por defecto es la situación en tiempo real de cada uno de los centros de trabajo, los trabajadores vinculados, la hora de sus fichajes y el histórico del día, pudiendo si accedemos al calendario cambiar de día.

En algunas ocasiones se producen por diversos motivos incidencias en los fichajes, derivados de olvidos, conexiones a redes móviles, incidencias técnicas etc ….., para ello TIME LABORIS ha preparado un mecanismo que consiste en que el trabajador/a solicite a la empresa un cambio en un fichaje determinado especificando la causa y lo que quiere rectificar, añadir o quitar, esa solicitud es recibida por la empresa en un apartado denominado revisiones pendientes y las valida o deniega según corresponda incorporándose el cambio en su registro horario.

En el apartado revisiones pendientes la empresa tendrá los cambios solicitados en los fichajes, las solicitudes de licencias y permisos, los trabajadores con contrato activo que no han fichado y un apartado para acceder a los cierres mensuales por centros de trabajo.

 

NOTIFICACIONES

 La sección de notificaciones le da a TIMELABORIS un valor añadido vital para gestionar los recursos humanos de la empresa. Las notificaciones se pueden gestionar y visualizar en el apartado correspondiente de la web, pero las mismas también se reciben por otros medios especialmente por las APP tanto de empresas como trabajadores y en muchos casos por email.

La empresa puede enviar notificaciones masivas o individuales a sus trabajadores, los trabajadores pueden realizar las notificaciones tan solo a su empresa. Las notificaciones pueden incluir documentos adjuntos, fotos, documentos pdf…

 

PORTAL DEL EMPLEADO

En esta sección la empresa y hasta incluso la asesoría de la empresa, si tuviera perfil en TIME LABORIS, puede poner a disposición de sus trabajadores toda la documentación relacionada con su relación laboral tales como contratos, nóminas, IRPF, Prevención de riesgos ……

Puede subir documentación de forma masiva a través de una utilidad que localiza en un único fichero los DNI de los trabajadores extrayendo del documento y poniendo a cada trabajador el que le corresponde.

Puede exigir que los documentos se firmen por el destinatario y puede comprobar si el mismo ha sido leído.

 

LISTADOS E INFORMES

Dispone de multitud de listados e informes tanto en Excel como en formato PDF para completar las opciones de la aplicación. Muchos de ellos son configurables entre los que destacamos:

• Fichajes de un centro por día.
• Fichajes de un trabajador detallado.
• Registro de jornada mensual.
• Cuadrante mensual……

 

LECTORES BIOMETRICOS

Ponemos a su disposición los siguientes lectores biométricos compatibles con TIME LABORIS, los cuales los pueden adquirir en el apartado “Facturación”.

 

MODELO F500 Conexión wifi Pantalla 2,8 5.000 registros huella digital. 1.000 registros huella facial. 300.000 registros off-line   PRECIO: 250 € + IVA

 

 

 

MODELO TL705   Conexión wifi y cable RJ45 Pantalla táctil 4,33 capacitiva 5.000 registros huella digital. 1.500 registros huella facial. 500.000 registros off-line Interfaz para desbloquear cerraduras electrónicas   PRECIO: 295 € + IVA

 

APP EMPRESA

Time Laboris dispone de una APP (IOS y ANDROID) específica para la empresa en la cual pueden realizar las siguientes tareas. Ahora. Situación en tiempo real de fichajes. Histórico de fichajes. Puede comprobar los fichajes de cualquier día anterior. Revisiones de fichajes y licencias. Permite comprobar las solicitudes de revisiones de fichajes y licencias y gestionarlas. Documentos. Acceso a los distintos documentos puestos a disposición de los trabajadores en el portal del empleado. Notificaciones. Recibe notificaciones de cualquier incidencia producida en el sistema o por los trabajadores.

 

APP TRABAJADORES

Esta aplicación para dispositivos móviles permite a los trabajadores realizar el 90 % de las tareas relacionadas con el sistema. Permite entre otras las siguientes tareas al trabajador/a: Fichar entrada/pausa/salida con ubicación informando del saldo acumulado y del tiempo requerido. Histórico de fichajes con posibilidad de solicitar correcciones. Gestión de permisos y licencias, solicitud y consultas. Ubicaciones y tareas. Apartado para transmitir información en tiempo real a la empresa para distintas opciones programadas. Documentos. Este es el apartado denominado portal del empleado donde recibirá toda la documentación que la empresa ponga a su disposición tales como contratos, nominas, documentos informativos …., con la opción de firma de los mismos en caso de que se le requiera. Notificaciones. La App recibe notificaciones del sistema siempre que se produzca cualquier circunstancia que la genere, a su vez el usuario puede utilizarla para realizar notificaciones a su empresa. También dispone de un apartado para notificaciones locales y avisos especialmente para evitar olvidos en los fichajes.